Miniguide til Corpay One
Sådan er siden bygget op
Når du logger ind, lander du på Bilagshåndtering – det er forsiden, og det er her, du kommer til at bruge det meste af din tid. Herfra kan du se alle jeres bilag og deres status. De vigtigste faner at kende:
- Afventer – bilag der venter på, at nogen godkender dem. I underfanen ’Afventer din godkendelse’ finder du de bilag, der afventer din godkendelse. Et bilag betales først, når det er godkendt.
- Alle – det fulde overblik over alt, uanset status
Ud over forsiden er der to andre steder, du sandsynligvis får brug for:
- Værktøjer > Mine Udlæg – her opretter du dine egne udlægsrapporter, hvis du selv har lagt penge ud for noget til virksomheden. Tryk ’Opret ny rapport’,
- Min profil – her finder du dine egne oplysninger, din ID-verifikation, og (hvis relevant) den bankkonto, dine udlæg skal refunderes til
Og så er der selvfølgelig mobilappen (iOS/Android), som er den nemmeste måde at tage et billede af en kvittering på, mens du er ude af huset – eller godkende et bilag, hvis du lige har fem minutter i bilen.
Sådan behandler du dit første bilag
Når et bilag er scannet og klar, dukker det op under fanen Afventer.
Sådan gør du:
- Åbn bilaget, og tjek at de aflæste oplysninger stemmer – du kan se beløb, leverandør og forfaldsdato under ’Detaljer’.
- Klik Godkend (eller afvis, hvis bilaget ikke skal betales)
Du får en mail, når der
ligger et bilag og venter på din godkendelse, så du ikke behøver at tjekke ind
hele tiden. Er du i tvivl om et bilag – fx hvad det egentlig dækker over – kan
du skrive en kommentar direkte på bilaget under fanen ’Chat’, så resten af
godkendelseskæden kan se og svare på den.
Hvad sker der, når du godkender et bilag?
Vi har sat et workflow op bag kulisserne, som automatisk sender hvert bilag til den rette godkender – det kræver ikke noget fra dig. Selve opsætningen aftaler vi med dig, men som udgangspunkt er vi første godkender: vi gennemgår bogføring og betalingsdetaljer, før bilaget lander hos dig. Når du godkender, er det den endelige godkendelse – og fakturaen sendes til betaling.
Bilagstyper:
- Fakturaer og kreditnotaer er regninger, der endnu ikke er betalt. Når du trykker Godkend, sætter Corpay One automatisk betalingen i gang på forfaldsdatoen. Din godkendelse er derfor et grønt lys til betaling.
- Kvitteringer er dokumentation for noget, der allerede er betalt (fx et udlæg eller et køb med firmakort). Her skal Corpay One ikke betale noget – kun registrere og bogføre.
Hvad betyder "Markér som betalt"?
Knappen "Markér som betalt" skal du kun bruge, når en regning allerede er betalt uden om Corpay One – fx via PBS, betalingsservice, eller fordi du har betalt den manuelt i banken. Så bliver bilaget registreret som afsluttet og sendt til bogføring, uden at Corpay One forsøger at betale det igen.
Brug
derfor kun knappen, hvis regningen faktisk allerede er betalt et andet sted –
ellers risikerer du, at en regning aldrig bliver betalt.
Sådan indsender du en kvittering på farten
Den nemmeste måde at få en kvittering ind i Corpay One, er via mobilappen: tag et billede direkte i appen, så bliver den scannet og lagt klar automatisk – helt ligesom en faktura. Du kan også godkende bilag direkte fra telefonen, hvis du er meget på farten.